PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN DAN ACTUATING DALAM MANAJEMEN

A.    PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.
Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan dan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

Dalam fungsi dari manajemen, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal, yaitu:

·         Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Struktur formal ini dibuat untuk mencakup pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan kerangka bagu perilaku dalam mengerjakannya. Beberap faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1.      Wewenang

2.      Tanggung jawab

3.      Pertanggungjawaban

4.      Delegasi

5.      Koordinasi

·         Organisasi Informal

Organisasi informal adalah jaringan hubungan peribadi dan social pada umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan ataupun tidak.

Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:

1.      Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota

2.      Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status, dan rasa aman bagi anggota

3.      Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi

4.      Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya

Kelemahan struktur dari fungsional dan divisional adalah:

·         Kelemahan Struktur Fungsional

1.      Karena banyak  orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal,  Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.

2.      Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang.  sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.

3.      Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

4.      Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

·         Kelemahan struktur divisional

1.      Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional

2.      Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

3.      Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

B.      ACTUATING DALAM MANAJEMEN

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:

1.      Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

4.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

5.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.     Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.     Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Komunikasi membantu perencanaan managerial dilaksanakan dengan efektif, pengorganisasian managerial dilakukan dengan effektif, penggerakan managerial diikuti dengan efektif dan pengawasan diterapkan dengan efektif. Dalam melakukan komunikasi dalam manajemen ada beberapa macam diantaranya :

a.     Komunikasi intern

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam organisasi itu sendiri baik antara atasan dengan atasan atau bawahan dengan bawahan atau antara atasan dengan bawahan atau sebaliknya.

b.     Komunikasi Ekstern

yaitu komunikasi yang dilakukan keluar organisasi.

c.      Komunikasi Horizontal

yaitu komunikasi yang dilakukan baik intern maupun ekstern antar jabatan yang sama.

d.     Komunikasi Vertikal

yaitu komunikasi yang dilakukan dalam intern organisasi antara atasan dan bawahan atau sebaliknya dalam suasana formil.

Sumber:

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi

http://ridgemanuel.wordpress.com/2012/10/19/bab-2-manajemen-dan-organisasi/

http://ilmu212.blogspot.com

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm

http://chebii.wordpress.com/2009/12/30/kelemahan-dan-kelebihan-struktur-organisasi-fungsional/

yudhaboender.files.wordpress.com/2010/11/actuating-manajemen.docx‎